Praxisausgaben: So können Sie versteckte Kosten finden
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte rund um Ihre Praxisausgaben. Welche Ausgaben sollten Sie immer im Blick behalten? Wie sollten Sie Ihre Ausgabenübersicht strukturieren? Und wo können Sie versteckte Kosten finden?
Warum ist es wichtig, Ausgaben zu tracken und regelmäßig zu kontrollieren?
Arztpraxen und Zahnarztpraxen, die ihre Finanzen nicht regelmäßig im Blick behalten, haben meist wenig Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis und lassen Potential für Einsparungen offen. Daher haben wir für Sie die wichtigsten Gründe zusammengefasst, Ausgaben zu trocken und regelmäßig zu kontrollieren.
Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis
Wenn Sie sich die Finanzen Ihrer Praxis ansehen, sollten Sie zunächst die großen Kostenblöcke ins Visier nehmen. Raumkosten, Laborkosten und Personalkosten sind die größten Kostentreiber. Gleichzeitig ist es ebenso wichtig die Ausgaben für Materialeinkäufe, Versicherungen und Verbände auf dem Schirm zu behalten. Nutzen Sie also die gerade genannten Kategorien, um Ihre Ausgaben zu strukturieren und von nun an jeden Monat gegeneinander zu vergleichen.
Letztendlich erstellen Sie sich so einen umfassenden Überblick über alle Ihre Ausgaben, damit Sie erkennen können, wo es noch Optimierungspotential gibt. Mit Ihrer Übersicht erkennen Sie sehr schnell Kostentreiber und können Ihre Ausgaben entsprechend anpassen.
Decken Sie verstecke Kosten auf – vergleichen Sie Ihre monatlichen Ausgaben
Oft ist es auch so, dass Praxisinhaber gar nicht genau wissen, wohin Ihr Geld jeden Monat fließt. Mit einer sauberen Übersicht, können Sie versteckte Kosten, die sich negativ auf die Rentabilität Ihrer Praxis auswirkt, schnell erkennen und optimieren.
Mit einer wöchentliche Kontrolle Ihrer Zahlungsausgänge und dem Vergleich mit der Vorwoche oder dem Vormonat erkennen Sie Trends oder abweichende Kosten schnell und eindeutig. Sie können unbekannte Zahlungsempfänger besser identifizieren und entdecken versteckte Kosten.
Prüfen Sie Ihre Ausgaben auf Amortisation
Sehen Sie sich Ihre Ausgaben detailliert an und prüfen Sie immer:
Amortisiert sich diese Ausgabe und auf welche Weise tut sie das?
Durch eine detaillierte Aufstellung Ihrer Ausgaben auf Lieferanten-Ebene oder gar Transaktions-Ebene, identifizieren Sie leicht auch kleine Kostenblöcke, die sich meist schnell summieren. Um ein klares Bild über Ihre Finanzen zu bekommen, ist es wichtig, dass Sie auch diese geringfügige Kosten hinterfragen und entscheiden, ob diese gerechtfertigt sind.
Auch bei großen Ausgaben sollten Sie prüfen, ob die Ausgabe einen Effekt auf Ihre Einnahmen hat – und welchen Effekt diese haben.
Erstellen Sie ein Budget, um zu verstehen, wo Sie Geld ausgeben
Sobald Sie sich einen Überblick über Ihre Ausgaben verschafft haben, ist es empfehlenswert Budgettöpfe für Ihre variablen Kosten zu erstellen. So behalten Sie den Überblick, setzen sich selber ein greifbares Budgetziel und können am Ende des Monats prüfen, ob Sie die Budgets eingehalten haben.
Denn: Die eigentliche Herausforderung liegt darin, sich auch an die gesetzten Budgets zu halten.
Dennoch gilt: Allein das Bewusstsein über die verschiedenen Budgets, hilft Ausgaben-sensibel zu agieren und Ihre Ausgaben-Gewohnheiten zu durchbrechen.
Am Ende jeden Monats sollten Sie nun Ihre Praxisausgaben überprüfen und Ihre Ausgaben mit den prognostizierten Ausgaben vergleichen.
Wenn Sie überzogen haben, sehen Sie, wo Sie Kürzungen vornehmen können. Wenn Sie darunter lagen, suchen Sie nach Stellen, an denen Sie Ihre Liquidität gewinnbringend einsetzen können.
Mit CURE analysieren Sie Ihre Praxisausgaben komplett automatisch.
Lassen Sie Ihre Praxisfinanzen automatisch analysieren und finden Sie versteckte Kosten – hier und heute und in Zukunft.
So behalten Sie die Übersicht über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis
Der größte Hebel für die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis: Die Umstellung auf eine automatisierte Finanzsoftware.
Die meisten Arztpraxen und Zahnarztpraxen kontrollieren Ihre Finanzen über ihre Kontoauszüge und selbsterstellte Excel-Tabellen – das erfordert viel manuelle Arbeit, beansprucht Ihre Zeit und so wiegen sich Ersparnisse und Zeiteinsatz kaum auf.
Denn selbst die komplexesten Excel-Tabellen, -Vorlagen und – Modelle müssen manuell befüllt werden und bilden nie den aktuellen Live-Status ab.
Mit einer Software für Ihre Praxisfinanzen können Sie diese manuelle Arbeit automatisieren, sodass Sie Ihre Ausgaben, Einnahmen, Liquidität und Steuerzahlungen in Echtzeit verfolgen können.
Das heißt: Minimaler Zeitaufwand bei maximalen Erkenntnissen über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis.
Um Ihnen die Suche nach einer automatisierten Finanzplattform so einfach wie möglich zu machen, haben wir im Folgenden einige Kriterien zusammengestellt, die eine Finanzanalyse-Plattform für Arztpraxen und Zahnarztpraxen unbedingt mitbringen sollte.
Ausgaben auf der Makro- und Mikroebene darstellen
Idealerweise sehen Sie Ihre Praxisausgaben sowohl aus der Makro- als auch aus der Mikroperspektive. Als Praxisinhaber benötigen Sie die Möglichkeit, Ihre Praxis aus der Vogelperspektive zu betrachten, brauchen aber gleichzeitig die Möglichkeit, auf eine einzelne Ausgabe oder einen einzelnen Lieferanten zu zoomen. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben einfacher verstehen und versteckte Kosten schnell entdecken.
Ausgaben automatisch kategorisieren
Es wird wesentlich einfacher, Ihre Praxisausgaben zu verwalten und Ihre monatlichen Ausgaben abzugleichen, wenn alle Ausgaben automatisch kategorisiert und dann gespeichert werden. Idealerweise können Sie auch Ihre eigenen anpassbaren Regeln und eine intelligente Kategoriezuordnung erstellen.
Übersichtliche Aufbereitung der Finanzdaten
Durch das Nebeneinanderlegen von Einnahmen und Ausgaben, sehen Sie schnell, wie wirtschaftlich Ihre Praxis arbeitet. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Finanzanalyse-Software auch auf die Übersichtlichkeit und den Umfang der Diagramme und Tabellen. Gute Visualisierungen helfen dabei Trends zu erkennen und diesen gegenzusteuern bzw. zu unterstützen.
Transaktionen und Belege werden automatisch abgeglichen
Zur idealen Finanzanalyse gehört auch die vorbereitenden Buchhaltung. Eine Finanzsoftware für Arztpraxen und Zahnarztpraxen sollte daher idealerweise eine automatische Belegerfassung mitbringen und die erfassten Belege digital mit Ihren Transaktionen abgleichen. So erhalten Sie immer ein präzises Bild über die Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Praxis.
Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Belege und Rechnungen in der Software gut organisiert abgelegt werden.
Einfache Verknüpfung zur Buchhaltung
Sie verwenden höchstwahrscheinlich DATEV Unternehmen online oder ein anderes Programm für die Buchhaltung – oder zumindest Ihr Steuerberater tut das. Idealerweise lässt dich Ihre Finanzsoftware einfach mit DATEV oder anderen Buchhaltungsprogrammen verbinden, sodass Sie Ihre Buchhaltung mit nur wenigen Klicks abschließen und an Ihren Steuerberater schicken können.
Zugang für Steuer- und Finanzberater
Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihrem Steuerberater und Finanzberater Zugriff auf Ihre Daten geben können.
Sollten Sie noch keine Finanzberater haben, ziehen Sie eine Beratung unbedingt in Betracht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind – Ihr Berater wird es übrigens lieben, wenn Sie vollständige Aufzeichnungen über Ihr Geldflüsse und Ihre Belege haben.
Mit CURE analysieren Sie Ihre Praxisausgaben komplett automatisch.
Lassen Sie Ihre Praxisfinanzen automatisch analysieren und finden Sie versteckte Kosten – hier und heute und in Zukunft.
Welche Ausgaben sollten Sie als Praxisinhaber im Auge behalten?
Als Praxisinhaber sollten Sie alle Ausgaben im Auge behalten, die als Betriebsausgaben kategorisiert sind. Das sind auch die Ausgaben, bei denen Sie ansetzen sollten, um Ihr Praxisergebnis zu verbessern.
Betriebskosten oder die betriebsnotwendige Liquidität sind die Ausgaben, die einer Praxis entstehen, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Durch die regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Betriebskosten können Sie also Ihre Praxisfinanzen verbessern und Ihre Liquidität effizient verwalten, ohne den Betrieb zu gefährden.
Welche Betriebskosten müssen berücksichtigt werden?
Praxisbezogene Ausgaben
- Miete und Mietnebenkosten
- Personalkosten
- Dienstprogramme, wie PVS
- Telefon & Internet
- Bürobedarf und -ausstattung
- Gebühren für professionelle Dienstleistungen: Buchhaltung, Recht, andere Auftragnehmer
- Versicherungen
Kosten für die Patientenversorgung
- Laborkosten
- Fremdlaborkosten
- Materialien
Sonstige Aufwände
- Steuerabschläge
- Leistungen an Arbeitnehmer z.B. bAV
Die besten Möglichkeiten, Ihre Praxisausgaben zu senken
Wie oben erwähnt, umfasst die Überprüfung der Praxisausgaben mehr als nur die Erstellung einer Liste aller Ausgaben. Sie benötigen im Besten Fall optimierte Daten, die alle Ihre Informationen für Trendanalysen nutzen, Ausgaben-Veränderungen aufzeigen, um so versteckte Kosten zu identifiziert.
Die Analyse Ihrer Praxisfinanzen ist ein komplexer Prozess. Dabei geht es nicht nur um das Aufzeichnen und Analysieren von Daten, sondern auch darum, auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die Ihr Praxisergebnis maximieren.
Unser Ansatz für die Kostenreduzierung in Ihrer Praxis könnte wie folgt aussehen:
1. Strukturieren Sie Ihre Konten übersichtlich
Sowohl die historische Ansicht der Ausgaben als auch die Echtzeit-Ansicht helfen dabei, ein 360-Grad-Profil Ihrer Praxis zu erstellen. Ohne einen klaren Überblick über frühere und aktuelle Ausgaben ist es nahezu unmöglich zu analysieren, wo sich versteckte Kosten befinden und wo eine Möglichkeit zur Optimierung Ihrer Ausgaben besteht.
Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Konten nach folgendem Prinzip strukturiert sind:
Praxiskonto: Ein Konto für Praxisein- und ausgaben.
Investitionskonto: Ein Konto auf dem Sie Ihre Rücklagen fürzukünftige Investitionen sammeln. Bestenfalls verzinst.
Steuerrücklagenkonto: Ein Konto auf dem Sie monatlich Steuerrücklagen bilden. So verhindert Sie, dass eine voraussichtliche Abschlagszahlung Ihre Liquidität beeinflusst.
2. Verschaffen Sie sich einen klaren und transparenten Überblick über Ihre Ausgaben und Einnahmen
Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in die oben genannten Kategorien (Betriebskosten) und verschaffen Sie sich so einen Überblick über mögliche Kostentreiber und unentdeckte Zahlungen.
Gleichen sollten Sie auch mit Ihren Einnahmen tun. Hier genügt es, wenn Sie zwischen K(Z)V Einnahmen, Privateinnahmen und sonstigen Einnahmen unterscheiden.
3. Sehen Sie sich die Transaktionen in der Kategorie mit den höchsten Ausgaben an
Das kann sich auf das Fremdlabor, Versicherungen und Beratungsleistungen oder auch die Praxismiete und Finanzierungskosten beziehen.
Vergleichen Sie für Einsparungen beispielsweise Stromverträge , den Internetanbieter oder prüfen Sie eine Umschuldung teurer Kreditverträge.
4. Vergleichen Sie Ihre Ausgaben mit anderen Praxen und sehen Sie, wie Sie darstehen
Nutzen Sie Ihre Ausgaben-Analyse um zu sehen, wie vergleichbare Praxen aus Ihrer K(Z)V-Region hier abschneiden. So lassen sich Ihre Ausgaben einfacher einordnen und bewerten.
Vergleichszahlen anderer Praxen finden Sie z.B. hier im Praxisranking oder in den KBV Jahrbüchern oder bei CURE Finance.
5. Behalten Sie auch wiederkehrende Ausgaben im Auge
Auch Ausgaben für Versicherungen, Wartezimmer TV oder andere Abonnements können zu einem Kostenfaktor werden. Prüfen Sie Ihre Ausgaben und vergleichen Sie auch hier Versicherungen und Angebote.
Finanzanalyse für mehr Wirtschaftlichkeit in Ihrer Praxis
CURE ist die Finanzsoftware für Arztpraxen und Zahnarztpraxen. Sie unterstützt Sie bei allen wichtigen Finanzaufgaben im Praxisalltag. Dabei überzeugt CURE sowohl mit schnellen und intelligenten Funktionen zur Analyse und Planung als auch mit einer verständlichen Visualisierung. Dank CURE haben Sie stets im Blick, wie es um die finanzielle Gesundheit Ihrer Praxis steht.
CURE ist nicht nur perfekt auf die Anforderungen im Praxisalltag ausgerichtet, sondern auch mit selbstlernenden Funktionen ausgestattet, die sich an die Anforderungen speziell in Ihrer Praxis anpassen. Zusätzlich bietet Ihnen der individuelle Beratungsservice von CURE die Möglichkeit, Ihre Praxisfinanzen zu optimieren.
Die Funktionen zur Kontoübersicht stehen beispielhaft für die enorme Entlastung, die CURE für Sie bedeutet: Dank der schnellen und smarten Finanzverwaltungsfunktionen haben Sie mehr Zeit für Ihre Patienten und den Überblick über Ihre Finanzen.
So hilft CURE dabei, dass alle gesund sind: Ihre Patienten und Ihre Praxisfinanzen.
