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Praxisausgaben: So k├Ânnen Sie versteckte Kosten finden

Praxisoptimierung f├╝r Haus├Ąrzte, Hausarzt, Praxisausgaben, versteckte Kosten finden

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte rund um Ihre Praxisausgaben. Welche Ausgaben sollten Sie immer im Blick behalten? Wie sollten Sie Ihre Ausgaben├╝bersicht strukturieren? Und wo k├Ânnen Sie versteckte Kosten finden?

Warum ist es wichtig, Ausgaben zu tracken und regelm├Ą├čig zu kontrollieren?

Arztpraxen und Zahnarztpraxen, die ihre Finanzen nicht regelm├Ą├čig im Blick behalten, haben meist wenig ├ťberblick ├╝ber die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis und lassen Potential f├╝r Einsparungen offen. Daher haben wir f├╝r Sie die wichtigsten Gr├╝nde zusammengefasst, Ausgaben zu trocken und regelm├Ą├čig zu kontrollieren.

Verschaffen Sie sich einen genauen ├ťberblick ├╝ber die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis

Wenn Sie sich die Finanzen Ihrer Praxis ansehen, sollten Sie zun├Ąchst die gro├čen Kostenbl├Âcke ins Visier nehmen. Raumkosten, Laborkosten und Personalkosten sind die gr├Â├čten Kostentreiber. Gleichzeitig ist es ebenso wichtig die Ausgaben f├╝r Materialeink├Ąufe, Versicherungen und Verb├Ąnde auf dem Schirm zu behalten. Nutzen Sie also die gerade genannten Kategorien, um Ihre Ausgaben zu strukturieren und von nun an jeden Monat gegeneinander zu vergleichen.

Letztendlich erstellen Sie sich so einen umfassenden ├ťberblick ├╝ber alle Ihre Ausgaben, damit Sie erkennen k├Ânnen, wo es noch Optimierungspotential gibt. Mit Ihrer ├ťbersicht erkennen Sie sehr schnell Kostentreiber und k├Ânnen Ihre Ausgaben entsprechend anpassen.

Decken Sie verstecke Kosten auf – vergleichen Sie Ihre monatlichen Ausgaben

Oft ist es auch so, dass Praxisinhaber gar nicht genau wissen, wohin Ihr Geld jeden Monat flie├čt. Mit einer sauberen ├ťbersicht, k├Ânnen Sie versteckte Kosten, die sich negativ auf die Rentabilit├Ąt Ihrer Praxis auswirkt, schnell erkennen und optimieren.

Mit einer w├Âchentliche Kontrolle Ihrer Zahlungsausg├Ąnge und dem Vergleich mit der Vorwoche oder dem Vormonat erkennen Sie Trends oder abweichende Kosten schnell und eindeutig. Sie k├Ânnen unbekannte Zahlungsempf├Ąnger besser identifizieren und entdecken versteckte Kosten.

Pr├╝fen Sie Ihre Ausgaben auf Amortisation

Sehen Sie sich Ihre Ausgaben detailliert an und pr├╝fen Sie immer:
Amortisiert sich diese Ausgabe und auf welche Weise tut sie das?

Durch eine detaillierte Aufstellung Ihrer Ausgaben auf Lieferanten-Ebene oder gar Transaktions-Ebene, identifizieren Sie leicht auch kleine Kostenbl├Âcke, die sich meist schnell summieren. Um ein klares Bild ├╝ber Ihre Finanzen zu bekommen, ist es wichtig, dass Sie auch diese geringf├╝gige Kosten hinterfragen und entscheiden, ob diese gerechtfertigt sind.

Auch bei gro├čen Ausgaben sollten Sie pr├╝fen, ob die Ausgabe einen Effekt auf Ihre Einnahmen hat – und welchen Effekt diese haben.

Erstellen Sie ein Budget, um zu verstehen, wo Sie Geld ausgeben

Sobald Sie sich einen ├ťberblick ├╝ber Ihre Ausgaben verschafft haben, ist es empfehlenswert Budgett├Âpfe f├╝r Ihre variablen Kosten zu erstellen. So behalten Sie den ├ťberblick, setzen sich selber ein greifbares Budgetziel und k├Ânnen am Ende des Monats pr├╝fen, ob Sie die Budgets eingehalten haben.

Denn: Die eigentliche Herausforderung liegt darin, sich auch an die gesetzten Budgets zu halten.

Dennoch gilt: Allein das Bewusstsein ├╝ber die verschiedenen Budgets, hilft Ausgaben-sensibel zu agieren und Ihre Ausgaben-Gewohnheiten zu durchbrechen.

Am Ende jeden Monats sollten Sie nun Ihre Praxisausgaben überprüfen und Ihre Ausgaben mit den prognostizierten Ausgaben vergleichen. 

Wenn Sie ├╝berzogen haben, sehen Sie, wo Sie K├╝rzungen vornehmen k├Ânnen. Wenn Sie darunter lagen, suchen Sie nach Stellen, an denen Sie Ihre Liquidit├Ąt gewinnbringend einsetzen k├Ânnen.

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So behalten Sie die ├ťbersicht ├╝ber die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis

Der gr├Â├čte Hebel f├╝r die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis: Die Umstellung auf eine automatisierte Finanzsoftware.

Die meisten Arztpraxen und Zahnarztpraxen kontrollieren Ihre Finanzen ├╝ber ihre Kontoausz├╝ge und selbsterstellte Excel-Tabellen – das erfordert viel manuelle Arbeit, beansprucht Ihre Zeit und so wiegen sich Ersparnisse und Zeiteinsatz kaum auf.

Denn selbst die komplexesten Excel-Tabellen, -Vorlagen und – Modelle m├╝ssen manuell bef├╝llt werden und bilden nie den aktuellen Live-Status ab.┬á

Mit einer Software f├╝r Ihre Praxisfinanzen k├Ânnen Sie diese manuelle Arbeit automatisieren, sodass Sie Ihre Ausgaben, Einnahmen, Liquidit├Ąt und Steuerzahlungen in Echtzeit verfolgen k├Ânnen.

Das hei├čt: Minimaler Zeitaufwand bei maximalen Erkenntnissen ├╝ber die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis.

Um Ihnen die Suche nach einer automatisierten Finanzplattform so einfach wie m├Âglich zu machen, haben wir im Folgenden einige Kriterien zusammengestellt, die eine Finanzanalyse-Plattform f├╝r Arztpraxen und Zahnarztpraxen unbedingt mitbringen sollte.

Ausgaben auf der Makro- und Mikroebene darstellen

Idealerweise sehen Sie Ihre Praxisausgaben sowohl aus der Makro- als auch aus der Mikroperspektive. Als Praxisinhaber ben├Âtigen Sie die M├Âglichkeit, Ihre Praxis aus der Vogelperspektive zu betrachten, brauchen aber gleichzeitig die M├Âglichkeit, auf eine einzelne Ausgabe oder einen einzelnen Lieferanten zu zoomen. Auf diese Weise k├Ânnen Sie Ihre Ausgaben einfacher verstehen und versteckte Kosten schnell entdecken.

Ausgaben automatisch kategorisieren

Es wird wesentlich einfacher, Ihre Praxisausgaben zu verwalten und Ihre monatlichen Ausgaben abzugleichen, wenn alle Ausgaben automatisch kategorisiert und dann gespeichert werden. Idealerweise k├Ânnen Sie auch Ihre eigenen anpassbaren Regeln und eine intelligente Kategoriezuordnung erstellen.

├ťbersichtliche Aufbereitung der Finanzdaten

Durch das Nebeneinanderlegen von Einnahmen und Ausgaben, sehen Sie schnell, wie wirtschaftlich Ihre Praxis arbeitet. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Finanzanalyse-Software auch auf die ├ťbersichtlichkeit und den Umfang der Diagramme und Tabellen. Gute Visualisierungen helfen dabei Trends zu erkennen und diesen gegenzusteuern bzw. zu unterst├╝tzen.

Transaktionen und Belege werden automatisch abgeglichen

Zur idealen Finanzanalyse geh├Ârt auch die vorbereitenden Buchhaltung. Eine Finanzsoftware f├╝r Arztpraxen und Zahnarztpraxen sollte daher idealerweise eine automatische Belegerfassung mitbringen und die erfassten Belege digital mit Ihren Transaktionen abgleichen. So erhalten Sie immer ein pr├Ązises Bild ├╝ber die Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Praxis.

Stellen Sie au├čerdem sicher, dass alle Belege und Rechnungen in der Software gut organisiert abgelegt werden.

Einfache Verkn├╝pfung zur Buchhaltung

Sie verwenden h├Âchstwahrscheinlich DATEV Unternehmen online oder ein anderes Programm f├╝r die Buchhaltung – oder zumindest Ihr Steuerberater tut das. Idealerweise l├Ąsst dich Ihre Finanzsoftware einfach mit DATEV oder anderen Buchhaltungsprogrammen verbinden, sodass Sie Ihre Buchhaltung mit nur wenigen Klicks abschlie├čen und an Ihren Steuerberater schicken k├Ânnen.

Zugang f├╝r Steuer- und Finanzberater

Au├čerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihrem Steuerberater und Finanzberater Zugriff auf Ihre Daten geben k├Ânnen.

Sollten Sie noch keine Finanzberater haben, ziehen Sie eine Beratung unbedingt in Betracht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind – Ihr Berater wird es ├╝brigens lieben, wenn Sie vollst├Ąndige Aufzeichnungen ├╝ber Ihr Geldfl├╝sse und Ihre Belege haben.

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Welche Ausgaben sollten Sie als Praxisinhaber im Auge behalten?

Als Praxisinhaber sollten Sie alle Ausgaben im Auge behalten, die als Betriebsausgaben kategorisiert sind. Das sind auch die Ausgaben, bei denen Sie ansetzen sollten, um Ihr Praxisergebnis zu verbessern.

Betriebskosten oder die betriebsnotwendige Liquidit├Ąt sind die Ausgaben, die einer Praxis entstehen, um den Gesch├Ąftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Durch die regelm├Ą├čige ├ťberpr├╝fung und Kontrolle der Betriebskosten k├Ânnen Sie also Ihre Praxisfinanzen verbessern und Ihre Liquidit├Ąt effizient verwalten, ohne den Betrieb zu gef├Ąhrden.

Welche Betriebskosten m├╝ssen ber├╝cksichtigt werden?

Praxisbezogene Ausgaben

  • Miete und Mietnebenkosten
  • Personalkosten
  • Dienstprogramme, wie PVS
  • Telefon & Internet
  • B├╝robedarf und -ausstattung
  • Geb├╝hren f├╝r professionelle Dienstleistungen: Buchhaltung, Recht, andere Auftragnehmer
  • Versicherungen

Kosten f├╝r die Patientenversorgung

  • Laborkosten
  • Fremdlaborkosten
  • Materialien

Sonstige Aufw├Ąnde

  • Steuerabschl├Ąge
  • Leistungen an Arbeitnehmer z.B. bAV

Die besten M├Âglichkeiten, Ihre Praxisausgaben zu senken

Wie oben erw├Ąhnt, umfasst die ├ťberpr├╝fung der Praxisausgaben mehr als nur die Erstellung einer Liste aller Ausgaben. Sie ben├Âtigen im Besten Fall optimierte Daten, die alle Ihre Informationen f├╝r Trendanalysen nutzen, Ausgaben-Ver├Ąnderungen aufzeigen, um so versteckte Kosten zu identifiziert.

Die Analyse Ihrer Praxisfinanzen ist ein komplexer Prozess. Dabei geht es nicht nur um das Aufzeichnen und Analysieren von Daten, sondern auch darum, auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die Ihr Praxisergebnis maximieren.

Unser Ansatz f├╝r die Kostenreduzierung in Ihrer Praxis k├Ânnte wie folgt aussehen:

1. Strukturieren Sie Ihre Konten ├╝bersichtlich

Sowohl die historische Ansicht der Ausgaben als auch die Echtzeit-Ansicht helfen dabei, ein 360-Grad-Profil Ihrer Praxis zu erstellen. Ohne einen klaren ├ťberblick ├╝ber fr├╝here und aktuelle Ausgaben ist es nahezu unm├Âglich zu analysieren, wo sich versteckte Kosten befinden und wo eine M├Âglichkeit zur Optimierung Ihrer Ausgaben besteht. 

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Konten nach folgendem Prinzip strukturiert sind:

Praxiskonto: Ein Konto f├╝r Praxisein- und ausgaben.

Investitionskonto: Ein Konto auf dem Sie Ihre R├╝cklagen f├╝rzuk├╝nftige Investitionen sammeln. Bestenfalls verzinst.

Steuerr├╝cklagenkonto: Ein Konto auf dem Sie monatlich Steuerr├╝cklagen bilden. So verhindert Sie, dass  eine voraussichtliche Abschlagszahlung Ihre Liquidit├Ąt beeinflusst.

2. Verschaffen Sie sich einen klaren und transparenten ├ťberblick ├╝ber Ihre Ausgaben und Einnahmen

Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben in die oben genannten Kategorien (Betriebskosten) und verschaffen Sie sich so einen ├ťberblick ├╝ber m├Âgliche Kostentreiber und unentdeckte Zahlungen.

Gleichen sollten Sie auch mit Ihren Einnahmen tun. Hier gen├╝gt es, wenn Sie zwischen K(Z)V Einnahmen, Privateinnahmen und sonstigen Einnahmen unterscheiden.

3. Sehen Sie sich die Transaktionen in der Kategorie mit den h├Âchsten Ausgaben an

Das kann sich auf das Fremdlabor, Versicherungen und Beratungsleistungen oder auch die Praxismiete und Finanzierungskosten beziehen.

Vergleichen Sie f├╝r Einsparungen beispielsweise Stromvertr├Ąge , den Internetanbieter oder pr├╝fen Sie eine Umschuldung teurer Kreditvertr├Ąge.

4. Vergleichen Sie Ihre Ausgaben mit anderen Praxen und sehen Sie, wie Sie darstehen 

Nutzen Sie Ihre Ausgaben-Analyse um zu sehen, wie vergleichbare Praxen aus Ihrer K(Z)V-Region hier abschneiden. So lassen sich Ihre Ausgaben einfacher einordnen und bewerten.

Vergleichszahlen anderer Praxen finden Sie z.B. hier im Praxisranking oder in den KBV Jahrb├╝chern oder bei CURE Finance.

5. Behalten Sie auch wiederkehrende Ausgaben im Auge

Auch Ausgaben f├╝r Versicherungen, Wartezimmer TV oder andere Abonnements k├Ânnen zu einem Kostenfaktor werden. Pr├╝fen Sie Ihre Ausgaben und vergleichen Sie auch hier Versicherungen und Angebote.

Finanzanalyse f├╝r mehr Wirtschaftlichkeit in Ihrer Praxis

CURE ist die Finanzsoftware f├╝r Arztpraxen und Zahnarztpraxen. Sie unterst├╝tzt Sie bei allen wichtigen Finanzaufgaben im Praxisalltag. Dabei ├╝berzeugt CURE sowohl mit schnellen und intelligenten Funktionen zur Analyse und Planung als auch mit einer verst├Ąndlichen Visualisierung. Dank CURE haben Sie stets im Blick, wie es um die finanzielle Gesundheit Ihrer Praxis steht.

CURE ist nicht nur perfekt auf die Anforderungen im Praxisalltag ausgerichtet, sondern auch mit selbstlernenden Funktionen ausgestattet, die sich an die Anforderungen speziell in Ihrer Praxis anpassen. Zus├Ątzlich bietet Ihnen der individuelle Beratungsservice von CURE die M├Âglichkeit, Ihre Praxisfinanzen zu optimieren.

Die Funktionen zur Konto├╝bersicht stehen beispielhaft f├╝r die enorme Entlastung, die CURE f├╝r Sie bedeutet: Dank der schnellen und smarten Finanzverwaltungsfunktionen haben Sie mehr Zeit f├╝r Ihre Patienten und den ├ťberblick ├╝ber Ihre Finanzen.┬á

So hilft CURE dabei, dass alle gesund sind: Ihre Patienten und Ihre Praxisfinanzen.

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