Belegerfassung ist für Praxen im Alltag mühsam – Erfahren Sie, wie CURE Ihnen diese Last abnimmt.
Von Anfang an war es das Ziel von CURE, Praxisinhabern Arbeit abzunehmen, um so Zeit zu sparen. Diese Vision haben wir uns zu Herzen genommen und haben für Sie einen Buchhaltungsprozess entwickelt, der Ihnen den Praxisalltag erleichtert.
In Gesprächen mit unseren Kunden ist uns immer wieder aufgefallen, dass vor allem die vorbereitende Buchhaltung zum Ende des Monats einen großen Teil der Zeit in der Praxis oder gar am Wochenende frisst.
Der Prozess, Belege einzusammeln, Transaktionen zuzuweisen und diese anschließend zu kategorisieren ist häufig eine manuelle Tätigkeit, die vom Praxisinhaber eigenständig nach Feierabend oder am Wochenende vorgenommen wird.
Dafür muss es eine Lösung geben, die zeitsparender ist, die die Vorbereitung in den Praxisalltag integriert und die die Verantwortung für die vorbereitende Buchhaltung auf das gesamte Team (oder Teile davon) aufteilt.
Daher haben wir einen automatisierten Prozess für die Belegerfassung, -zuordnung und Weiterleitung entwickelt. Im Folgenden erfahren Sie, wie es zu dieser Idee kam, welche Probleme wir damit lösen wollen und was die nächsten Schritte auf unserem Weg hin zu voll-automatisierten Finanzen-Prozessen in Ihrer Praxis sind.
Problem: Praxen habe immer noch analoge Prozesse bei der vorbereitenden Buchhaltung
Damit Ihre Praxis erfolgreich und rechtskonform funktionieren kann, müssen Sie alle Ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig (zumindest monatlich) erfassen und verbuchen. Andernfalls werden Sie nicht verstehen, wie Ihre Praxis funktioniert und Ihr Steuerberater schlägt die Hände über dem Kopf zusammen.
Alleine im Jahr 2020 sind die Facharztpraxisinsolvenzen in Deutschland um 82% gestiegen (Quelle: https://www.aerztezeitung.de/Wirtschaft/2020-gingen-weniger-Hausarztpraxen-pleite-419058.html)
Zwei ausschlaggebende Gründe dafür sind: unvorsichtiges Finanzmanagement und schlechte Buchführung.
Um als Praxisinhaber oder Praxismanager erfolgreich zu sein, muss man seine Finanzen fest im Griff haben. Glücklicherweise ist das, was früher ein weitgehend manueller Prozess war, heute durch Buchhaltungssoftware und zusätzliche Tools ersetzt worden, die die Buchhaltung und das Ausgabenmanagement automatisieren.
Dennoch berufen sich viele Praxen noch auf analoge Buchhaltungsprozesse, was enorm viel Zeit in Anspruch nimmt und so zum Stimmungskiller am Ende des Monats wird. Aber was ist der Grund für die Ineffizienz?
Die Buchhaltung wird bis zum Schluss aufgeschoben – da der Prozess so anstrengend ist.
Im Gespräch mit einigen unserer Praxen haben wir festgestellt, dass sich viele Praxisinhaber wenig oder gar nicht mit der Buchhaltung auseinander setzen. Andere wiederum beschreiben den Prozess des Belegesammelns als äußert zeitraubend. Deshalb wird das oft bis zum Ende des Monats aufgeschoben.
Was bedeutet das? Die Praxen sind zu spät dran, um ihre Buchhaltung abzuschließen, sie laufen ihren Angestellten hinterher, suchen Belege in alten E-Mails und dem analogen Postfach oder müssen Dienstleister abtelefonieren. Letztendlich verlangsamt das den Praxisbetrieb, bindet Mitarbeiter und verschwendet Zeit.
Das Einsammeln und Überprüfen von Belegen ist eine extrem manuelle Aufgabe, die wenig Wert hat und oft unnötig ist.
Zum Suchen der Belege kommt nun noch hinzu, dass die Zahlungen validiert werden müssen. Der Praxisinhaber oder dessen Angestellte überprüfen in den verschiedenen Konten der Praxis, ob die Zahlung bereits erfolgt ist oder ob diese noch ausstehend ist. Falls die Zahlung noch ausstehend ist, wird ein manueller Zahlungsprozess losgetreten. Der Inhaber muss die Überweisung eingeben und per Bank TAN freigeben. Erst jetzt kann die Rechnung im Pendelordner abgelegt werden. Der Wert dieses Prozesses für die Praxis = 0.
Keine echte Lösung für die Prozesse in der (Zahn-)Arztpraxis
Trotz einer großen Landschaft an digitalen Tools für die vorbereitende Buchhaltung, gibt es keine Software, die speziell auf Heilberufe und die damit verbundenen wirtschaftlichen Besonderheiten eingeht. Speziell die Kategorisierung der Transaktionen und die Zuordnung der Belege in praxis-relevante Kategorien wie z.B. Laborbedarf, Praxisversicherungen, Fremdlabor uvm. gibt es nicht. Eine sinnvolle Vorkontierung ist mit den branchenfremden Lösungen also nicht möglich.
Lösung: Einfache Belegerfassung mit automatisiertem Transaktionsabgleich und Schnittstelle zu DATEV
Aus den vorgenannten Gründen war es für uns an der Zeit einen heilberufe-spezifischen Prozess für die Belegerfassung im Zusammenspiel mit einem automatisierten Transaktionsabgleich und der passenden Schnittstelle zu DATEV zu entwickeln. Dank der Option alle Konten mit CURE zu verknüpfen sind bereits alle Zahlungsströme der Praxis in CURE automatisch kategorisiert und warten nur auf den Belegabgleich.
Mit unserer Lösung können Sie und Ihr Team wertvolle Stunden für die Erfassung und Einreichung von Belegen sparen und sich stattdessen wertstiftenderen Aufgaben in der Praxis widmen. Mit unserem Prozess setzen wir an mehreren Stellen im Buchhaltungsprozess an:
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Belegsammlung wird zur Gewohnheit, genau dann, wenn die Belege ankommen (Keine Belegsuche am Ende des Monats mehr)
Die Belege die täglich in Ihrer Praxis auf unterschiedlichen Wegen ankommen, können Sie nun per Upload im CURE Datenraum sammeln. Endlich sind alle Belege an einem Ort und Sie müssen am Ende des Monats nicht danach suchen. In Zukunft können Belege auch per Scan-App auf dem Handy oder per E-Mail Weiterleitung an CURE übermittelt werden.
Laden Sie einfach Ihre Belege am Ende jeden Tages oder genau dann, wenn der Beleg ankommt zu CURE hoch und vermeiden Sie so die Belegsuche am Ende des Monats.
Zeitsparender Abgleich von Belegen und Transaktionen zu Ihrer Entlastung
Beim Monatsabschluss weißen Sie jetzt einfach und mit einem Klick die hochgeladenen Belege den passenden Transaktionen zu. Die automatische Transaktionskategorisierung erkennt, welche Transaktionen einen Beleg benötigen und welche als beleglos gelten. Belege ohne Transaktion sind möglicherweise noch nicht bezahlt. Wir erinnern Sie an offene Rechnungen. So gehen keine Rechnungen und Zahlungen verloren.
Automatisierte Schnittstelle zu DATEV, um die Richtigkeit Ihrer Buchhaltung zu gewährleisten
Sobald alle Transaktionen mit Belegen ausgestattet sind, können Sie die Belege an DATEV senden. Über die integrierte Schnittstelle hat Ihr Steuerberater so komplett automatisch alles was er benötigt, um die Buchhaltung abzuschließen.
Das Belegbuch kann auch vom Team vorbereitet werden und Sie als Praxisinhaber prüfen und senden letztendlich die Daten ab.
DATEV zertifizierte Sicherheit für Ihren Seelenfrieden
Die Schnittstelle zu DATEV ist offiziell zertifiziert durch einen DATEV-Audit. Durch das bestehen dieses Prüfverfahrens ist CURE berechtigt Ihre Finanzdaten zu übermitteln. Wir nehmen die Datensicherheit sehr ernst und haben die Integration so konzipiert, dass die verarbeiteten Daten an jedem Punkt so klein wie möglich gehalten haben.
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Was kommt als Nächstes? Smarter Abgleich, automatische Belegerfassung, PVS Integration und mehr
Das oben Beschriebene war nur der Anfang auf dem Weg zur vollautomatisierten Buchhaltung Ihrer Praxis. Hier sind einige weitere Projekte, an denen wir aktuell arbeiten.
Intelligente E-Mail Integrationen
Da mittlerweile viele Dienstleister auf digitale Rechnungen umgestiegen sind, sollen in Zukunft Ihre E-Mails auf Belege gescannt werden. So werden Belege automatisch herausgefiltert und zu CURE hochgeladen. Zusätzlich können Sie eingegangene Rechnungen einfach an Ihr CURE Konto weiterleiten – per E-Mail.
Automatisches Auslesen von Belegen
Mittels OCR-Technologie werden wir Ihre Belege vollautomatisch auslesen und so die Zuordnung zu passenden Transaktionen komplett ohne manuell Hilfe durchführen. Außerdem können wir so unbezahlte Rechnungen für Sie zur Überweisung vorbereiten. Sie oder Ihr Team muss keine IBAN jemals mehr händisch abtippen.
Einbindung von Ausgangsrechnungen über PV-Systeme
Um die vorbereitenden Buchhaltung vollständig zu umfassen, bedarf es nicht nur der Übermittlung von Eingangsrechnungen, auch die Ausgangsrechnungen müssen berücksichtigt werden. Durch die Anbindung Ihres PVS an CURE sehen Sie zukünftig auch den Bezahlstatus der Privatrechnungen und Zuzahlungen.
CURE: Wir wollen die Finanzprozesse in Arztpraxen automatisieren
Die Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung ist nur eine von vielen Funktionen, die wir entwickelt haben, um Praxen den Weg zu mehr Kontrolle, mehr Praxisgewinn und mehr Zeit zu ebnen. Anfang des Jahres haben wir ein Nutzer-Rollen Konzept entwickelt, mit dem Sie Ihr komplettes Team zu CURE einladen können. So delegieren Sie einfach einige Ihrer Aufgaben. Natürlich sieht Ihr Team dabei nur das, was es sehen soll.
Aber es gibt noch so viel mehr.
Wir haben auch eine heilberufe-spezifische Transaktionskategorisierung, die Aufschlüsselung von Einnahmen, Ausgaben und Liquidität, entdecken Einsparpotential und berechnen Ihre zukünftige Steuerlast – alles an einem Ort, alles automatisiert.
